掌握Microsoft Outlook 2013的10个技巧

跟踪电子邮件，日历和联系人可以吸引任何工作日的无数时间。任何能够加速Outlook工作的事物都可以显着提高您的工作效率。想象一下，如果你的收件箱只显示你想看的消息。考虑一下，如果你能在几秒钟内找到重要的联系信息。如果你终于知道为什么某些宣传的Outlook功能不能像宣传的那样工作？

这10个提示将帮助你浏览你的消息和日程，并且更有效地工作。以您的方式查看您的收件箱

按照您希望的方式整理屏幕后，请保存查看设置，以便随时返回。

首次打开收件箱时，会显示一个默认视图，但它会显示不必这样看。要查看Oulook的许多自定义选项，请单击功能区工具栏上的

视图 选项卡，然后选择 更改视图 。您可以选择多个预设视图，例如只显示最近的电子邮件。 同样在查看选项卡上，您可以选择

邮件预览 并选择 关 预览关闭。或者，选择 1，2 或 3 来查看其标题下面的消息文本行数。您可以为当前文件夹或所有邮箱配置任何这些选项。 单击

视图设置 以获取自定义视图的选项，例如添加列或重新排列其顺序。安排选项可让您按日期，主题等对电子邮件进行分类。使用布局选项可以自定义文件夹窗格和阅读窗格。 按照自己的喜好安排收件箱后，单击

更改视图>将当前视图另存为新视图。 然后输入视图的名称，并指定可以在哪个文件夹上以及由谁来使用它。将来，通过选择 更改视图 并选择保存的视图返回到此视图。 2。重新定义将电子邮件标记为已阅读的内容

如果邮件在阅读窗格中显示的时间超过预设时间，则自动将邮件标记为只读

Outlook会将未读电子邮件与您已经收到的邮件颜色不同读。但是，当您几乎不给它一个匆匆一瞥时，电子邮件就很容易被标记为已读，这会让您忽略一些重要的内容。

要防止出现这种情况，请选择

文件>选项>邮件， 然后单击 阅读窗格 按钮。选中“在阅读窗格中查看时将项目标记为已读”复选框。调整您希望邮件在阅读窗格中出现的秒数，然后Outlook将其标记为已读。默认值是5秒。假设您将其设置为30秒 之后，当您在阅读窗格中预览邮件时，只有超过30秒的电子邮件才会自动标记为已读。

3。编写自己的消息显示规则

默认情况下，未读消息标记为蓝色，但可以更改此消息。

Outlook 2013有一种指示未读消息的新方法。在收件箱中邮件左侧有一个蓝色条，邮件标题也显示为蓝色。

使用条件格式应用此蓝色。但是，您可以更改颜色和字体。更好的是，您可以编写自己的规则并使用您选择的颜色来设置您的电子邮件的格式。

您可以根据邮件的发送者或主题行中显示的字词为电子邮件分配一定的颜色。为此，请选择

视图>视图设置>条件格式。 您将看到未读消息规则和蓝色。在这里，您可以根据需要更改字体或颜色。 您也可以单击

添加 添加新规则。首先在名称框中输入规则的名称。然后点击 字体 ，然后选择应用于电子邮件标题的字体和字体颜色。最后，点击 条件 按钮。当“过滤器”对话框打开时，选择描述哪种类型的电子邮件将使用新设置进行格式化的选项。点击 OK 三次保存设置。 4。恢复待办事项栏

您可以在Outlook 2013中显示待办事项栏，但效果与过去不同。

默认情况下，Outlook 2013禁用待办事项栏，但它是容易带回。点击

查看 标签，选择 待办事项栏，然后从下拉列表中选择要显示在待办事项栏上的项目。选项用于将任务栏 关闭 （默认）或显示 任务，人员 和 日历 的组合。您选择这些选项的顺序决定了它们在待办事项栏中显示的顺序。例如，首先选择的 任务 位于顶部。第二个项目 People 出现在该下方，第三个 日历 出现在该条的底部。 但是，待办事项栏不再起作用在早期版本的Outlook中做过。无论酒吧有多宽，您只能看到一个日历月。此外，如果您今天没有安排约会，则即使明天有一些预定，也不会显示约会。 5。连接到您的社交媒体帐户

使用社交网络帐户对话框将Outlook与LinkedIn和Facebook连接起来，这样您的联系人详细信息就可以从Outlook中访问。

将Outlook连接到您的社交媒体帐户时，人员模块可以显示有关您的联系人及其活动的数据。

要将社交网络帐户链接到Outlook 2013，请选择

文件>信息>帐户设置

> 社交网络帐户 。通过选择所需的服务连接到LinkedIn和Facebook，输入您的帐户详细信息，并授予Outlook访问您的帐户的权限。现在，使用您添加的社交网站的联系人列表中的人员的详细信息将显示在Outlook的“人员”区域中。 清理联系人信息 使用链接联系人功能将多个联系人条目链接在一起，以便更容易地访问信息。

Outlook的人员模块中的新功能使您可以访问来自包括Facebook和LinkedIn。在某些情况下，您将在联系人列表中为单个人提供多个联系人条目，并在每个地点都有不同的详细信息。

您可以将这些多个条目链接到一个联系人，以统一数据。点击您感兴趣的联系人，然后选择主页>

人员

。 在屏幕右侧单击 链接联系人，

，并打开一个对话框该联系人条目或该人的条目。在“搜索人员”框中键入该人的某些识别信息，Outlook将返回任何可能与该人匹配的其他联系人条目。如果他们是同一个人，请点击该条目以链接详细信息。 控制Outlook默认搜索的位置 您可以配置Outlook 2013，以便默认搜索您选择的文件夹。

在Outlook中搜索电子邮件时，默认位置是当前邮箱。但是，这通常太有限。例如，如果您想要搜索返回所有邮箱中的所有匹配条目，则需要从搜索框中的列表中选择该选项以进行每次搜索。

或者，您可以更改默认位置Outlook用于搜索。为此，请选择

文件>选项>搜索。

在 结果 区域中，您可以选择包括结果，选择以下四个选项之一：当前文件夹;当前文件夹，从收件箱搜索时的当前邮箱;当前邮箱;或所有邮箱。选择您要使用的选项，然后单击 确定 。这将成为Outlook搜索的默认设置，但当然您可以根据需要在搜索的基础上进行更改。 8.决定是使用快速步骤还是规则 快速步骤和规则执行类似的任务，但是有明确的选择可以用于什么目的。

在Outlook 2010中引入了快速步骤以提供给您一种在Outlook中快速执行任务的方法。但是，您可能想知道为什么您会使用快速步骤而不是规则？快速步骤是灵活的，所以你可以选择应用它们，当你想使用它们时 - 规则不太灵活，一旦它们被设置，它们就会自动应用。

你应该使用哪一个取决于你的任务。例如，使用规则时，您可以识别每次都应以特定方式始终处理的邮件。因此，如果您想将所有传入的邮件从老板转移到特定文件夹，则可以使用规则。一条规则在这里可以很好地工作，因为你的老板的电子邮件很容易通过唯一的电子邮件地址识别。

另一方面，如果你将传入的新闻稿存储在一个特殊的文件夹中，这可能是一个快速步骤的任务，如果你事先不知道这些电子邮件将来自谁。如果没有办法将邮件唯一标识为包含新闻稿，则无法编写规则来自动处理邮件。但是，您可以创建一个快速步骤，您可以单击将所选消息移动到特定文件夹。快速步骤无法识别电子邮件中是否包含新闻稿 - 您必须这样做 - 但如果您决定需要移动电子邮件，它将加速移动电子邮件的过程。您可以使用主页选项卡上的工具在Outlook的邮件区域创建快速步骤和规则。

9。使用收藏夹

将任何文件夹设置为收藏夹，以便它出现在文件夹窗格的顶部，并且很容易找到并使用。

如果您有几个电子邮件帐户，您的文件夹窗格可能会变得拥挤浏览查找大部分时间使用的文件夹非常耗时。如果将它们添加为收藏夹，可以简化查找这些文件夹。

如果收藏夹区域未显示，请切换到邮件并选择

视图>文件夹窗格

，然后单击以启用 收藏夹 。现在，您可以将任何文件夹添加到收藏夹，方法是在文件夹窗格中右键单击该文件夹，然后选择 在收藏夹中显示 。您甚至可以将搜索文件夹设置为收藏夹，以便查找和使用。 10。了解使用IMAP的后果 如果您的电子邮件服务使用IMAP协议，Outlook的某些功能将不可用，包括详细的邮件标记。

如果您的电子邮件帐户使用IMAP协议，某些常用功能将不会在Outlook 2013中工作。这对于越来越多的用户来说是个问题，因为IMAP使您能够从任何设备访问电子邮件。例如，Hotmail和Gmail等服务使用IMAP进行电子邮件。

当您使用IMAP电子邮件时，在Outlook中，您不能再仅下载邮件标题并从那里决定要下载哪些邮件。相反，现在所有电子邮件都会自动下载。另外，使用IMAP，您不能将详细的标志添加到消息中。标志可以打开或关闭，不能设置为不同的意思。除了Hotmail帐户消息，您将无法将消息分配给类别。