更好地分享文档的方法

与商业伙伴或同事合作的最简单方法之一就是通过电子邮件向他们发送文档，但这也是最难打破的习惯之一。虽然电子邮件如此普遍且几乎是瞬间的，但串行协作的概念 - 我处理文档，将其发送给您，然后您将其处理并发送回去 - 很笨拙。附加的文档可能会阻塞电子邮件系统或被过滤器拒绝。如果有两个以上的人在做这件事，那么有人必须负责解决冲突。

有更好的方法，我会告诉你几个选择。为了避免通过电子邮件发送大文件，可能会有十几个或更多的服务（如YouSendIt.com）允许您上传文件，然后使用电子邮件通知用户可以下载的文件。但这并不令人满意，更好的选择是使用Google Docs之类的东西。把它想象成你在云中的共享硬盘。一旦设置了Gmail帐户，任何Office格式和PDF都可以上传到Google的服务。麻烦的是，你仍然需要连续编辑它们。

为了解决这个问题，请看一下Etherpad.com，它基本上为你的文档设置了一个实时网页。它分配一个随机的URL，这是好的和坏的。好，因为一旦您知道了URL，您就可以轻松访问文档。不好，因为一旦你知道URL，就没有任何安全性，所以任何人都可以看到你在做什么。但对于快速实时联合编辑而言，它无法被击败。您可以在聊天窗口旁边分享评论，每位作者的更改都有不同的高亮颜色，以便您快速查看他们的贡献。您还可以回滚到之前保存的版本，如果您试图在编辑流中找到丢失的内容，这是一个非常不错的功能。而且，它是免费的。 （Textflow.com提供的类似服务每年可为每位用户100美元。）

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Box.net更安全，功能更强大。这开始作为一个在线备份服务（请参阅我的专栏），但已经发展到更多。一组人可以共享发布到他们自己的网页上的一组文档。您可以在此集合中进行全文搜索，并且也可以进行线索讨论。每个用户每月的费用为15美元。与Etherpad不同的是，您可以共享各种文件，而不仅仅是文字处理文档。

我想提及的最后一项服务是Drop.io.这就像Box一样，你可以保存各种各样的文件并且安全地进行安装，就像Etherpad一样，你可以实时聊天。但这里还有更多。关于Drop.io的一个很酷的事情是，你有很多方法可以从共享网页中获取信息。您可以通过网页，电子邮件上传内容，通过短信，Facebook供稿，甚至电话或传真发送内容。电话被保存为音频文件。您可以免费试用该服务。如果您只想创建一个“drop”或共享页面，每年为1 GB的空间支付10美元。如果您需要更多存储或功能，还有其他更昂贵的计划。另一项值得关注的服务是ContentCircles.com，它每月有10美元的无限空间计划。

所有这些都是通过电子邮件发送下一个文件的好选择，并且可以帮助您节省时间并减少挫折串行协作。让我知道您对服务的看法，或者您有其他人经常使用的服务。

David Strom是Network Computing的前主编，Tom's Hardware.com和DigitalLanding.com以及独立网络顾问，博主，播客和专业演讲人，总部位于圣路易斯。他可以通过[email protected]与他联系。