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我们通常使用 Microsoft Outlook 发送大量文档。现在，使用附加Outlook的文档“ DocSend ”使您的通信更加有效。 DocSend for Outlook使文档成为更有效和更有意义的沟通渠道。安装完成后，您可以访问自己的文件，并在最需要的时候（即发送电子邮件时）轻松创建DocSend链接。但是，DocSend for Outlook不仅仅是发送文档和附件。请继续阅读以了解有关Microsoft Outlook的这个新加载项。
DocSend for Outlook
让我们从基础开始。 DocSend不是一个新的应用程序;它在这里已经有一段时间了。但是，DocSend作为Outlook的加载项是一件新事物。它最初是一个文件分析工具;特别是对于通过电子邮件发送的人。我们经常想知道我们何时通过电子邮件发送文件;该人是否看过该文件。除了;对于机密文件，如果文件的收件人已经进一步转发，我们会进一步担心。在DocSend的帮助下，您可以知道文档发生了什么。从该人何时打开它，知道多少次，是否下载以及是否转发给某人;您可以使用DocSend保留所有内容。
现在，此工具可用于Outlook邮件。用作Outlook的DocSend在用作Outlook Mail的加载项时执行相同的工作。它将您的DocSend帐户链接到Outlook邮件，以便更轻松地进行文档通信。
要获得DocSend for Outlook，您只需访问其主页即可免费下载。这是一个网络应用程序，在您的浏览器中打开。使用该工具即可注册
现在，您可以在DocSend for Outlook中链接来自PC，Box，Dropbox，Google Drive和OneDrive的文档
DocSend for Outlook内部
现在， DocSend工具。登录到DocSend后，您可以看到以下仪表板：
DocSend工具的左侧菜单由Dashboard，Documents，Present，Contacts，Team和Add-ins选项卡组成。
DocSend的功能与其他任何其他文件共享工具。它为您与联系人共享的每个文档创建链接。您甚至可以为单个文档创建不同的链接以跟踪文档。每次收件人点击链接时，您都将获得有关文档的统计信息。例如， 访问统计 显示在下图中：
如何使用DocSend for Outlook
因为我们已经理解了DocSend是如何工作的，现在让我们来看看DocSend如何为Outlook Mail工作。
当您使用DocSend注册后，您可以在Outlook邮件中看到加载项。点击新邮件，然后查看新打开的邮件窗口的右下角。以蓝色查找以下图标：
单击此徽标时，电子邮件右侧将打开DocSend窗口。正如您在下图中看到的那样，DocSend for Outlook下包含各种选项卡/功能。
您可以在“我的文档”下看到DocSend上已存在的文档。在上面的图片中，我只包含了3个文档。但是，如果列表很长，则可以在搜索窗口中搜索所需的文档。如果所需文档不在您的列表中，您甚至可以使用DocSend for Outlook上传和接收文档。
一旦您选择了想要发送给您的同事或朋友的所需文档，就可以开始设置其属性。当您选择要通过电子邮件发送的文档时，您可以在DocSend for Outlook中看到以下窗口：
正如您在上图中看到的，对于每个选定的文档，您可以
- 允许（或不允许）匿名查看
- 允许（或不允许）下载
- 设置（或未设置）到期日期
- 密码保护（或未设置文档密码）
每个4个选项卡的右侧有开启和关闭按钮。这样，您可以决定（并控制）收件人可以对文档执行什么操作。例如，如果您为“允许下载”选择“关”，则收件人将只能查看该文档，但无法将其下载到他的PC上。同样，您也可以通过将`设置过期日期`选项设置为`开`来为文档设置过期日期。
因此，DocSend for Outlook允许您选择，直到收件人可以在其邮箱中查看文档。到期日期（和时间）后，收件人根本看不到文档。此功能对于有限生活的文档非常有用，例如每日报告或统计信息。
如果您的文档未提供密码保护，请不要担心！您现在可以使用DocSend for Outlook设置密码。只需点击`Passcode protect`前面的On / Off按钮，您就可以在那里和那里插入密码。
最后，一旦您选择了所有选项并设置要发送文档的属性，您现在可以插入文档的链接。这不过是DocSend for Outlook为您要发送的文档创建了一个独特的链接。这将被插入到电子邮件正文中。
收件人将在收到的电子邮件中看到此链接，而不是文档本身。当收件人点击链接时，它会在浏览器中打开。从那里，收件人可以查看，下载或打印文档，具体取决于您提供给收件人的访问权限。该窗口如下所示：
除了常规操作外，DocSend for Outlook还提供了一个更有趣的功能。收件人可以通过DocSend for Outlook根据文档发表评论或提出问题。
结论
我们认为DocSend for Outlook是管理文档的好工具。 DocSend for Outlook可以很好地解决与文档相关的大多数问题，例如发送文档，使用密码保护文档以及管理收件人列表等问题。您可以在DocSend博客上阅读DocSend for Outlook上的博客
让我们知道您对此工具的看法。