Outlook 2010中存档电子邮件的完整指南

我们大多数使用流行的基于Web的电子邮件服务（如Gmail和Outlook.com）的人可能从不担心存档，考虑到我们拥有GB的云存储空间。 但是，如果您在组织中工作，或者您有一个教育电子邮件帐户，您只有有限的服务器空间来存储电子邮件，则有必要不时地存档它们。

因此，今天我们将告诉您在Outlook 2010电子邮件客户端上存档电子邮件时需要了解的所有信息，这些信息也可以在其他版本上轻松实现。

因此，让我们开始在Outlook 2010上创建电子邮件存档。

创建存档文件

您需要做的第一件事是创建一个新的存档文件，它将在您的计算机上本地存储所有电子邮件。 要创建它，请单击Outlook 2010上的“ 文件”菜单 ，然后选择“ 清除工具 ”选项。 别担心，我们不会删除您的任何电子邮件。

在清理工具中，您将看到一个名为 Archive 的选项 。 单击它以打开创建存档窗口。 在窗口中，选择要存档的文件夹。 如果您愿意，也可以选择整个收件箱。 要在创建存档时包含旧电子邮件，请选择相应的日期范围。

最后，提供要将文件存档到的位置，然后单击“确定”按钮。 如果共享驱动器映射到您的计算机上，您也可以选择它。 Outlook将创建一个PST文件，将所有电子邮件保存为系统中的存档。

创建存档后，您将在左侧窗格的邮箱文件夹下方看到“ 存档”部分 。 初始归档可能需要一些时间，具体取决于您在归档中包含的电子邮件数量。

存档的电子邮件将与您的在线邮箱具有相同的结构，包含所有文件夹和子文件夹。 如果您只选择了特定文件夹进行存档，它将自动包含所有子文件夹。

将电子邮件移动到存档

您只需将电子邮件放入左侧栏中的存档部分即可将电子邮件移至存档。 要批量移动电子邮件，请选择要移动的电子邮件，然后右键单击它们以打开上下文菜单。 在这里，选择文件夹部分下的 存档 文件夹，然后单击确定以移动电子邮件。

您还可以为电子邮件创建自动存档设置。 如果要仅为邮箱中的特定文件夹创建自动存档，请右键单击该文件夹，然后选择“ 属性” 。

在此处导航至 AutoArchive 并选择最适合您的设置。 要对整个邮箱实施自动存档规则，请从菜单中打开 Outlook选项 ，然后选择“ 高级”设置。

在此处单击“ 自动存档设置” 并创建用于自动存档邮箱中电子邮件的规则。

移动档案文件

有时您需要从一台计算机切换到另一台计算机（从旧计算机升级），或者您可能在组织的共享驱动器上用完了空间。 在这些情况下，您必须移动存档文件并将其再次链接到Outlook。 那么让我们看看如何做到这一点。

取消链接并移动存档文件

在移动存档文件之前，我们需要从Outlook中删除该链接。 为此，请打开“ 文件”菜单， 然后选择“ 帐户设置 ”选项。

在“帐户设置”中，导航到 “数据文件”部分 ，您将看到您在当前系统上维护的存档文件。

您现在需要做的就是选择存档文件并单击“ 删除” 按钮。 不用担心，您不会删除存档文件，但只删除其在Outlook中的链接。

现在，使用您拥有的任何存储驱动器将文件移动到新位置。

链接存档文件

若要将存档文件链接到Outlook，请再次从Outlook中的帐户设置打开“ 数据文件”部分 ，然后单击“ 添加”按钮。 现在导入已备份的存档的PST文件，并从存档部分打开电子邮件。

压缩存档文件

如果要将存档文件保存在本地硬盘上，则可能不需要担心存档文件的大小，但是如果它是组织中的共享驱动器或存储空间有限的云帐户压缩存档文件以节省存储空间将是一件谨慎的事情。

要压缩存档大小，请右键单击右窗格中的“存档”部分，然后选择“ 数据文件属性” 。 在此处单击“ 高级”按钮 以打开Outlook数据文件。 现在，您只需单击“立即 压缩” 按钮以减小存档文件大小。

结论

所以这几乎是关于在Outlook 2010上存档电子邮件所需要知道的一切，我很确定您也可以在Outlook 2013上使用这些步骤。 如果您对存档电子邮件有任何其他疑问，请发表评论，我们将很乐意为您提供帮助。