为您的小型办公室获取大企业费用跟踪工具

ExpenseWatch通过基于浏览器的应用程序帮助中小型企业跟踪和批准公司成本。如果您使用纸质或其他笨重的系统来管理采购申请和发票，该服务可以通过自动执行这些流程来节省您的人力成本。它还可以通过审计工具为您节省费用，为您削减预算的位置提供新的视角。这些工具是大公司的标准工具，但ExpenseWatch可以将您的小装备放在同等的地位。

ExpenseWatch可以分为三种工具的每月用户许可证：旅行和娱乐，采购和发票管理。您基本上需要每个并发用户的许可证，例如通常一次为第一个或第一个部门经理进行采购的人数。每个旅行和娱乐许可证的费用为16美元，而另外两种类型的费用为31美元。 （也可以免费试用。）

旅行和娱乐工具让路上的员工可以直接输入成本。您可以设置自动参数进行批准 - 例如与客户共用晚餐费用高达35美元/人 - 或手动接受交易。然后这些项目可以自动发送到您的会计部门进行报销和其他簿记。审计职能 - 比如将销售员的客户收入与他们的消费开支进行比较 - 可以帮助您更好地了解您的消费方式。

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购买工具可让员工请求办公用品或更大的物品，保持相同的自动或手动审批线索。您可以通过多个网站（包括Dell，CDW和Office Depot）进行购买，从而将这些交易自动输入到您的系统中。或者您可以手动输入购买详情。报告详细说明你在最大的供应商处花费多少;您可以使用这些数据来协商折扣或其他优惠。

发票管理工具可跟踪合同工作和其他发票的预算和付款。像其他两种工具一样，它建立了一个工作流程和审批流程。它记录了谁批准了合同和发票，以及它来自哪个预算。使用购买工具创建的发票自动包含该背景故事，但也可以添加不相关的发票。许多参数（如预算限制）可以帮助您跟踪这些成本。

如果您的公司正在增长并花费更多，这些支出和审计工具可能会特别有用。也许你已经增加了需要购买或有更多预算的新员工;你会确保业务不会变得浪费。或者，如果您面临更加精简的时期，您可以使用这些工具简化您的审批流程并指出削减的地点。在任何一种情况下 - 或者两者兼而有之 - - ExpenseWatch可能就是您保持业务蓬勃发展所需要的。

Zack Stern是一位自由作家兼编辑，总部设在旧金山。