如何在协作期间锁定zoho作家和更酷的技巧

如果您经常使用Google Docs或Zoho Writer等文字处理器，那么您必须知道创建一个完美的文档通常需要从头开始重写。 无论是添加新句子还是纠正以前的缺陷。 如果你单独在一个文档上工作，情况就相对容易了。

但是，如果您与团队成员合作，那么了解如何简化体验非常重要。 毕竟，你不希望你的同事无休止地在同一个街区工作和重新工作。

值得庆幸的是，Zoho Docs（作家）提供了一个漂亮的选项，可让您在与其他人协作时锁定文档的某个部分。 因此，在今天的这篇文章中，我们将探讨如何在协作和其他高级功能中锁定Zoho Writer。

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如何锁定所选内容以进行协作

第1步：完成文档的一部分后，单击顶部的“查看”按钮。

第2步：接下来，选择要锁定的文本片段。 单击顶部的小锁图标，然后选择锁定所选内容，这就是全部。

现在，只要共享组中有人点击该文本块，他们就会看到一个微小的锁定图标和一条消息，上面写着“内容已被…锁定”进行编辑。

注意 ：协作功能仅适用于文档所有者。 要设置共同所有者，请单击“共享”并为共享所有者授予权限。

如何允许特定人员的编辑

但是，我们都知道，与他人合作同一份文件不一定是黑白工作。 有时您只希望团队中的某个成员编辑一段文本。 在这种情况下，你肯定不想草拟另一封电子邮件，详细说明谁会编辑哪个部分和喜欢的部分。

那时Zoho Writer的高级功能正在使用中。 要启用它，请转到“查看”模式，然后单击“锁定”图标。 然后选择高级选项。

现在，添加您要授予其独家权限的人的电子邮件地址，然后点击“锁定”按钮。 就这样！

酷提示 ：锁定未选择内容的工作方式类似于反向选择工具。 您选择了一部分您不想编辑的文本，然后选择第二个选项。 剩下的将由Zoho Writer照顾。

如何掩盖文本

同样，如果您是文档的所有者，并且您想要编辑或屏蔽某个文本块，Zoho Writer可以让您做到这一点。 当您必须添加敏感数据并且不希望团队中的每个人都阅读它时，它会派上用场。

但是，Mask不像大多数工具一样工作，这意味着您无法选择文本片段然后将其屏蔽。 相反，您必须单击图标，然后输入数据。

步骤1：此任务的工具是Mask，由顶部的小眼睛图标表示。 将光标放在要添加文本的位置，然后单击它。 这将添加由虚线表示的文本框。

第2步 ：现在，添加文本，就是这样。

虽然您将能够看到灰色的文本，但其他协作者将看到由星号表示的行。 是的，就像那些旧的FBI电影一样。

如何在Zoho Writer上暂停协作

值得庆幸的是，暂停合作的过程就是在公园散步。 只需切换到Review模式，然后单击顶部的Pause Collaboration切换。

完成后，您会在顶部看到一条警告，您的协作者都无法编辑该文档。 另一方面，协作者将看到该文档由您的团队成员签出。

因此，下次您看到文档已签出时，您将知道该怎么做，而不是单击不同的按钮和工具。

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1.如何查看文档历史记录

当您经常在单个文档上进行协作时，您必须知道谁进行了更改以及何时进行更改。 对我们来说幸运的是，Zoho Writer带有一个漂亮的View History功能。 有了它，您不仅可以看到谁进行了更改，而且还可以查看版本的最新添加内容。 另外，如果需要，您还可以比较不同的版本。

步骤1 ：单击顶部的“查看历史记录”图标（由沙子计时器表示）。 同样，您将在Review模式中找到它。

第2步 ：现在，这将在右侧面板上显示不同的版本。 单击顶部的“比较版本”按钮，以便比较版本。

要查看最新添加内容，请单击“查看更改内容”按钮并选择时间。 随着换行符的所有新文本添加将突出显示。

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2.跟踪变化

虽然Writer有一些严肃的跟踪功能，但有时候，通过它们每一个都变得太麻烦了。 如果您是需要以超紧急方式查看更改的人，则最佳选择是启用“跟踪更改”功能。

正如您可能已经猜到的那样，它突出了所有最近的变化。 并且由所有者接受或拒绝这些更改。

要启用“跟踪更改”，请在顶部切换按钮。 团队成员将看到顶部的绿色按钮亮起。

您将看到进行任何更改的名称和时间。 在这种模式下，即使是最微小的换行也会被跟踪。 作为所有者，您只需单击突出显示并接受/拒绝更改即可。

完成后，文本将采用默认文本颜色。

3.使用内置电子邮件通知

希望宣布有关您的共享文档的一些新变化？ 无需编写单独的电子邮件。 相反，Zoho Writer允许您通过工具中的电子邮件选项通知他们。

单击顶部的小写字母图标。 将自动添加协作者的姓名。 您只需添加主题和正文，然后点击“发送”按钮即可。

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巧妙地协作

您必须依靠电子邮件转发才能在文档上进行协作的日子已经一去不复返了。 Google Docs和Zoho Writer等文字处理服务通过其智能协作功能消除了挫败感。 它们可以帮助您跟踪更改并使您能够简化工作并节省整个过程的时间。

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