HyLighter帮助组协作文档

与团队的其他成员协作创建和修改文档是一项常见的业务需求。但是，处理这个任务的最好方法是什么？一种名为HyLighter的新型在线文档协作服务可让您使用颜色编码来突出显示注释，服务跟原始文档分开跟踪。

专为解决文档协作人员需求而设计的产品已经存在一段时间了。一个熟悉的例子是Microsoft Word的跟踪更改功能;几年前推出的这项功能允许用户用注释标记Word文档，并提出其他协作者可以接受或拒绝的更改建议。

许多知名的Web服务都提供高度灵活的文档协作选项，包括访问共享文档。例如，Microsoft Office Live和WebEx WebOffice允许您将文档上载到专用在线网站以便共享，查看和修改。 Basecamp提供用于文档协作的在线Writeboard以及简单的项目管理服务。

HyLighter目前处于beta测试阶段，专门从事文档协作。它提供更多通用的在线共享服务所不具备的优势 - 最值得注意的是直观的颜色编码方案，突出了业务团队所关注的领域。

HyLighter分别跟踪评论和建议的更改，以避免模糊原始文档。事实上，您无法在HyLighter中更改文档本身，这可能使其不适合某些用户。但是，在跟踪协作者的关注点很重要的情况下，它可能非常方便。

HyLighter在导入的PDF文档中错误地呈现小写字母c。

HyLighter是一项正在进行中的工作，因此我不建议依赖仅在您处理重要文档时才使用它;如果你遇到困难，准备好使用别的东西。例如，该服务表示它支持Word，PDF和HTML格式的文档，但是我上传到该服务的一些PDF格式没有完全忠实地呈现。 （HyLighter承认某些带有嵌入式图形的多栏PDF（如左上方显示的屏幕截图中的那个）可能无法正确显示。）

另一方面，Word文档完美无瑕地显示。 HyLighter表示计划最终支持对图形，音频和视频文件的注释

HyLighter的工作原理

HyLighter可识别两种类型的用户：文档的创始者和被邀请者 - 发起人要求参与协作。 HyLighter网站上的短动画教程更详细地解释了用户角色。

发件人通过注册服务并上传文档来启动流程。第一次尝试注册时，我遇到了一个小问题：我没有收到通过电子邮件的确认。但第二天再次尝试，我成功了。

登录后，您会看到一个备用界面。顶部是菜单选项，用于访问您创建的文档以及您被邀请进行协作的文档。右侧窗格包含链接，用于更改您的配置文件并导入您想要在HyLighter中使用的文档。

导入文档非常简单。您提供文档标题，在PC上找到文件，为其分配从下拉菜单中选择的版权状态（安全，挂起或不适用），如果您愿意，请输入描述，并列出电子邮件地址您希望邀请的人为协作者。

每个被邀请者都会收到一封电子邮件，要求在文档上输入内容。在处理文档之前，被邀请者必须设置HyLighter帐户。

注释，未更改

将文档从PC上传到在线服务（需要几秒钟）后，即可启动注释它。

HyLighter的彩条类似于用彩色记号笔应用的真实世界高光：它们不会遮掩文字。黄色条突出显示您发表评论的部分，蓝色部分显示其他人的评论，绿色部分显示共同关注的领域。当协作者对某个细分受众群表现出特别浓厚的兴趣时，会出现较深的蓝色或绿色阴影 - 例如，当多位参与者留下关于同一文本的评论时。

注释显示在文档右侧的窗格中。每个评论都显示在其作者姓名的下方，然后单击作者姓名右侧的小方框图标可将相关突出显示为红色。其他小图标允许您替换，添加或删除注释

添加或替换注释时，会出现一个简单的文本编辑框，提供一些常见的格式选项，例如粗体和斜体。例如，您可以在外部服务器上插入指向外部服务器的链接或数据 - 例如来自YouTube的视频 - 但不能将外部数据上传到HyLighter本身。

位于评论栏上方的按钮可制作其他文档功能可用。你可以创建一个G-note--一个与文档的任何特定区域无关的一般评论。通过比较按钮，您可以指定您查看哪些人的评论 - 您自己的评论，也可以仅评估其中的同事。

协作完成后，您可以按导出按钮将文档和评论导出为HTML文件，看似限制服务的有用性。 （HyLighter计划在将来将支持导出为RTF，PDF和可能的Word格式。）

与此同时，HyLighter的帮助文件提出了一种使用Easy View按钮的解决方法：点击它可以生成一个更窄的窗口其中突出显示的文档显示在上部窗格中，而下部窗格中显示注释。除非您有非常小的显示屏，否则您将有足够的空间在Easy View窗口旁边的第二个窄窗口中打开文档创建应用程序（例如Word）;那么你可以手动进行更改。显然，这不是一种有效的工作方式。

是否值得HyLighter？

我喜欢HyLighter从文档中分离评论的方式。大多数基于Web的协作工具都会修改文档本身，因此，当涉及到许多用户时，原文的意图和语气可能会丢失。然而，如果只有一两个人在审阅文档，评论中溺水的危险可能非常小。同时，转移注释和更改原始文档的额外工作可能成为主要缺点。

HyLighter在测试期间可以自由使用，并且服务显示出真正的承诺。如果您需要在文档上进行协作，我建议您尝试一下以确定它是否适合您的风格。

一旦最终版本的HyLighter出现，它将作为用户可以在其服务器上安装的应用程序提供，例如以及作为托管服务。定价尚未确定。

Richard Morochove是IT顾问和作家。通过电子邮件

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