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如果物理文件归档在文件柜中，则其工作非常困难。相反，如果您将所有这些旧文件数字化，您可以从PC上搜索它们。你甚至可以将它们存储在网上并从任何地方浏览。无需依靠扫描仪手动进行此转换，可以将文件传真至免费点对点在线服务DepositDox。
您将注册并获取个人免费电话号码会发送文件。在你的办公室里，只需加载传真机并将其发送到服务中即可。
当新文件到达时，DepositDox运行字符识别软件，转换为PDF并将它们存储在您的联机存档中。该服务使用安全的HTTP来加密您在Web浏览器中查看和检索的文件。该公司还对其服务器上的文件进行了加密。
[进一步阅读：用于媒体流和备份的最佳NAS盒]DepositDox也可以用作传真线替代品。支付用户可以发送外发传真，甚至可以通过他们的旧传真线路将端口发送到该服务。支付和免费会员还可以自动将新文档转发到他们的电子邮件收件箱，而不必通过网站。
免费服务将您限制为1,000个存储页面。第一个月后，您每天只能上传一个页面，并且搜索功能会过期。因此，为了长期使用，请考虑每月5.95美元的付费帐户，这会为您带来100,000页的存储空间以及外发传真功能。许可是针对个人用户的，因此如果多人在您的办公室需要该服务，请获取多个帐户。 DepositDox目前提供20％的折扣，注册码为9003.
DepositDox具有多功能性，足以取代传真机，从而免除了该电话线和硬件的成本。但我最喜欢它作为文档数字化和存储中心。您可以在任何有传真机的地方上传和保存文档，此外您还可以从任何Web浏览器搜索和检索文件。
Zack Stern正在旧金山建立新业务，他经常为 PC World