无纸化办公解决方案拯救救护车服务

基于全国的EMS开始工作，他们挽救生命。他们还制作了一大堆文书工作，所有这些都必须精确管理并安全存放至少7年。所有这些文件的存储是一项艰巨的任务，要求公司使用大型仓库空间来存储所有这些文件。而所有的存储和管理工作都浪费了劳动时间，并根据需要检索文件，这使得12人的办公室工作人员感到压力。为了使所有这些文件得到控制，国家环境管理局将计算机故障排除器称为NRD。我们评估了该公司当前的基础设施，并提出了一个解决方案，该解决方案简化了管理所有文档的过程，同时满足健康保险隐私和可移植性法案以及其他政府法规的严格要求。

文档过载

我们国家EMS一直在用文件箱和大型文件柜。一个有六个垂直文件柜的文件室被用来存储文件，每隔几个月这些文件柜就会被填满。那时，这些文件将被转移到长期仓库存储，在那里他们将坐在那里七年。同时，该公司雇用快递员检索文件并在办公室和仓库之间交付文件。

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此外，由于该公司与Medicare和Medicaid合作，他们必须制作多份文件以供多个文件使用。每天几十次，员工必须从存储中取出现有文件，这需要大约15分钟的时间才能起来，去文件室，找到文件，拉出文件，然后返回办公桌。我们计算他们浪费了相当于两名全职员工每天抽取文件的时间

我们制定了一项计划，以停止所有这些纸张洗牌，并简化公司的工作流程，降低人工成本并提高效率。

智慧文档管理

我们需要做的第一件事就是消除公司对文件柜和纸张的依赖。为了将所有的文件数字化，我们安装了柯达双面单张纸扫描仪。所有结算人员现在都在他们的办公桌上安装了自己的扫描仪，而现在两台较大的柯达i1220扫描仪现在位于中心位置供常用。远程工作人员也将拥有更小型的扫描仪，并且可以远程直接扫描到服务器。

作为解决方案的核心，我们部署了一个文件管理系统Cabinet NG，以帮助他们完全不用纸，同时提供一个安全的审计驱动系统，可以让他们更轻松地遵守HIPAA和其他法规。我们安装了一个服务器来处理这个负载，因为对它的需求对公司现有的服务器来说太高了。这台新服务器还将扮演终端服务器的角色，以便远程用户无需任何延迟即可访问系统。

Cabinet NG还能够从现有系统中获取信息，因此我们建议同步器和检索器选项可以集成它纳入他们现有的计划和基础设施。通过这种方式，他们将能够提取他们需要的特定客户端的文件，而不必在CNG中搜索该客户端。同步器允许一次导入或正在进行的现有数据库同步，例如他们的计费软件。 Retriever允许他们将Cabinet NG链接到他们现有的程序或网络应用程序，以便当他们在该程序中提取客户时，检索器会在CNG中提取文件。这是一个巨大的优势，因为它允许他们将文档管理集成到他们现有的程序中，而无需升级或替换它们。

我们还建议他们利用CNG的工作流功能来自动执行一些更常见的任务。然而，他们现在可以通过电子方式在办公室周围移动纸张。新的工作流程使他们能够快速执行重要任务，例如将所有时间表传送给单个经理进行审批，并将整个文件夹移至特定审查人员。未来的工作流程计划包括自动化一些文档创建，并自动将其路由到需要批准或编辑它们的人员。我们将能够为他们需要的任何文件创建警报和条件。

为了保持许可成本得到控制，我们推荐了一个具有指定用户和并发用户许可证的Cabinet NG 20座位许可证。通过这种方式，并发许可证可以分配给多个用户，例如那些在不同班次工作的用户。

回报

我们解决方案的最大好处是国家EMS将能够取消所有纸张和与存储相关的成本。遵守HIPAA和其他规定将更容易维护，并且更容易跟踪。通过减少他们生产的纸张数量，包括摆脱他们过去为每个文件制作多个副本的大批量复印机，该公司每年将节省大约6,000美元。

全国EMS还将重新获得大约80个工时每周，因为员工将不再需要手动提交和检索纸质文档。同时，CNG中的电子追踪功能将改善工人的问责制。任何纸质文件现在都可以被扫描和切碎。在未来几年内，随着现有档案达到所需的七年存储期限，公司将能够逐步重新调整其仓库空间。

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Doug Smith是Computer Troubleshooters NRD的所有者和所有者，这家位于乔治亚州科文顿的IT公司拥有超过50年的员工综合IT经验。团队共同拥有50多种行业标准认证，包括多个MCSE。请致电404-477-1302或通过他们的网站联系他们。

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