如果您和我一样，您可能讨厌参加商务会议。但一些有用的基于互联网的工具已经出现，可以帮助工作组更有效地安排和运行它们。这里的所有工具都可以在大多数流行的Web浏览器中使用，其中大部分工具都可以免费获得，或者每月的费用相当低。挑战在于理解哪种工具适合特定的情况，因为并非每次会议都在相同的情况下举行。
同步多个日历
当然，最常见的情况是您想要同步公共日历的那些情况，例如在某人的PDA和他们的Microsoft Outlook桌面之间，或者在老板的日历和助理之间。许多服务可以让工作团队成员（甚至家人或朋友之间）共享日历更加轻松。 Google日历和雅虎日历都提供免费日历同步功能，其他众多产品（包括Calgoo的Connect，苹果的MobileMe和用于其计算机和iPhone的iPhone，NuevaSync和SugarSync）都可以同时使用这两种服务。 BusySync和Spanning Sync也可以将Apple的iCal日历与Google日历同步。
但这些同步服务并不总是正常工作。部分问题在于大多数在线日历和日程安排产品都使用电子邮件通知事件和邀请，并且各种日历程序难以以任何一致的方式识别或采取行动处理此类电子邮件。另一个问题是，如果您从日历程序中收到带有嵌入式URL的电子邮件，则您的公司反垃圾邮件服务可能会阻止它。在另一种情况下，两个不同Microsoft Exchange服务器上的两个人可能希望安排一次常见会议 - 可以将两个Exchange日历连接起来，以便它们与同一个Google日历帐户同步，但这可能非常棘手。最后一个问题的一个潜在解决方案是使用Cemaphore的MailShadow for Google Apps将Exchange服务器与Google日历同步;该软件每年每个电子邮件帐户花费60美元。
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Google日历和雅虎日历非常擅长的一件事是发送电子邮件提醒会议到一组地址。只要你输入了正确的地址，这个功能就能正常工作。
让客户设置约会
TimeDriver的仪表板显示你的各种约会状态
如果你想让你的客户或任何其他人没有被贵公司聘请直接预订时间？在很久以前，任命秘书将负责老板的日历，并会用铅笔和纸张设置会议时间。现在，您可以将客户和外部同事指向自助预约调度程序网站，例如HourTown或TimeDriver。这些网站可以显示您的员工的空闲时间和忙碌时间，以及剩余时间“库存”可用于约会。他们还发出电子邮件通知，并且除Web浏览器之外，他们不需要任何特殊软件来确认约会。当你出城或者不在时，你可以轻松地调整时间表。这两项服务都具有合理的成本：TimeDriver有90天的免费试用期，其后每年30美元; HourTown提供三种不同的计划，包括允许两次每月预订的免费计划。
设置一般会议时间或轮班计划
在SetMeeting上，组织不同公司参与者之间的会议相对比较容易
如果您想为来自不同公司的人员安排共同会议时间，情况如何？会议组织者可以通过一系列可能的开放时间发送电子邮件通知，并要求每个参与者检查哪些时间适合他们。但是如果你曾经试图组织这种会议，你就会知道在所有的电子邮件回复中你有多快就能被埋没。
SetMeeting.com（来自会议代理）和Doodle的免费服务在这方面很有用。 SetMeeting.com最大的弱点是，一旦你启动了这个过程，它不允许你在没有取消和从头开始的情况下改变会议地点。 Doodle不太复杂，功能也较少，它更像是一种轮询设备，可以帮助您找到平常的时间;但你可能会觉得这很有吸引力，如果这就是你想做的事
Schedulefly甚至有一个Facebook应用程序，所以你可以在那里集成你的班次日程表。
另一种情况可能涉及到大量轮班员工或志愿者的时间要协调。虽然这不是一个真正的会议安排问题，但如果您尝试手动解决它或试图通过大量来回电子邮件进行安排，这可能是一件非常耗时的事情。付费服务Schedulefly和Shiftboard是为此目的而设计的。前者是为餐馆员工而开发的，而后者最初是为医疗保健市场而建造的。两者都已经扩大了重点，并可以在任何Web浏览器中运行。 Schedulefly每月20美元起价，最多可容纳19位用户; Shiftboard每月起价为50美元，用于五个独特的登录。大型团体的收费会增加。 Schedulefly也有一个Facebook插件，所以您可以在那里协调和宣布轮班时间。
向远程同事发送旅行警报
Tripit的主页显示即将到来的行程，以及谁将在您的城市附近旅行。
Tripit.com提供的服务非常不寻常。网站背后的想法是让你发布你的旅行安排，并利用其社交网络功能告诉你的同事和伙伴何时你的旅程将带你到他们的邻居，或找出他们什么时候会在你的树林里。当然，设置这意味着向另一个社交网络发送更多邀请，并尽可能多地吸引更多的人（或者至少您希望看到的人）加入您的Tripit圈子。但是，一旦你有了你的朋友网络，通知他们你的旅行相对容易：你只需将航空公司或酒店预订的电子邮件确认转发到特定地址（
[email protected]），该网站就会自动解析确认中的信息，确定谁在旅行，并将您的旅行行程发布到您的网络。该服务也是免费的，它可以与您的LinkedIn网络集成，因此您不必从头开始组装您的通知网络。
正如您所看到的，各种基于Web的服务可以帮助您计划和更有效地协调您的面对面会议。现在，如果只有某人开发了一项服务，可以通知所有人您的约会迟到10分钟！
