为什么IT应该开始投掷数据

这可能是一个存储噩梦：鉴于扩大监管要求和电子记录现在在诉讼中发挥的关键作用，一些企业正在保存他们拥有的每一点数据，以确保安全。作为存储需求的衡量指标，IDC表示，去年出货的磁盘存储总量比2007年增长了40.5％。

当然，存储介质的价格正在降低。根据IDC的数据，从2007年到2008年，千兆字节的磁盘存储成本下降了27％以上。但随着普通企业的存储需求迅速增长，永远保持这种状况可能会产生长期的管理挑战，并在需要找到某些事情时导致头痛。分析师，律师和供应商表示，企业最好摆脱一些数据 - 但要明智地去做。对于IT部门来说，这意味着要进行规划，谨慎执行，而不是单独执行。“更多公司对我们不能一直在存储问题上保持警惕的事实很敏感，”IDC分析师Rick Villars说。他说，让快速增长的数据存储逐年增长是不可持续的。保存所有内容的公司往往是那些不确定需要保存或删除的内容，他补充道 - 这表明他们正在设法解决问题。[

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除了磁盘，磁带，网络和管理的价格之外，如果发生诉讼，堆积太多数据可能会让公司陷入困境。 EMC的电子发现和合规副总裁Andrew Cohen表示，要发现和编译“电子发现”中所要求的数据可能花费100万美元，这是收集电子数据作为证据的过程。研究这种困境建议采取多种措施，以确保公司既不会节省太多，也不会因不正确地删除信息而危及自身。

数据存储问题

每个组织都需要为了自己的目的而保存信息，例如机构记忆，交易查询和分析，等等。此外，萨班斯 - 奥克斯利法案和健康保险流通与责任法案（HIPAA）等法规要求企业在规定期限内保存某些种类的内容。企业战略集团分析师Brian Babineau指出，更多此类法规正在制定中。 “如果你在商业上，你会受到某种程度的管制，”他说，“但是存储信息会给你带来一定的风险：诉讼中的电子发现请求会使公司的数据和数据管理受到严密审查。您存储的越多，他们可以要求的越多，从而增加破坏性结果的可能性。但是，如果您的信息存储和删除政策不严谨且一致，您可能会失去在法庭上怀疑的好处，为什么某些信息不可用。

在某些情况下，法规会告诉您必须执行的操作，但通常他们告诉你只有你必须做的最低限度，或者就“联邦民事诉讼规则”而言，提供了如何作出存储决定的准则，但没有规定它们。 一些公司必须遵守多年的数据规定有专门从事档案管理的部门，这些部门从提交的纸张开始。由于各国之间的法律往往很复杂且各不相同，因此这些专家对于不同类型的数据通常需要一份详细的要求手册，因此IT部门无法轻易将其转化为一组程序。存储分析，而不是存储技术或程序

第一步是确定要保留哪些数据，然后保留它的方法是什么。 Babineau说，IT可以在这里发挥关键作用，使用数据分析软件。 Exterro，Vivisimo，Autonomy和Digital Reef等公司销售的软件可帮助识别公司拥有哪些数据以及员工如何使用这些数据。这些信息有助于确定应该收集和保留的内容，无论是出于法律还是企业目的。

Forrester Research分析师Andrew Reichman说，IT部门可以也应该调整其保留策略，以最大限度地减少存储量。例如，可以将用户人群分为诸如高管，后台员工以及处理公司知识产权的人员等类别，并以不同的方式处理他们的电子邮件。但是，这必须通过一个精确，一致的政策来实现，在法律上是合理的，“他说，”你可以将真正敏感的小部分数据与其他不敏感的数据分开的越多，成本将会降低，“Reichman说，”但最终，技术不能为你写政策。 “IT和合规官员之间必须有一个心灵会议，”Babineau说，“这个过程可能很困难，因为这两个团体实际上说的是不同的语言。 IT管​​理员倾向于基于与其关联的应用程序或部门来查看一些数据，而记录管理人员可能会根据知识产权或其他概念来考虑这些数据。让他们一起工作是一些组织上的挑战，一些人通过合并团队解决了这个问题，而另一些公司有记录专家给IT团队提供建议，IDC的Villars说。

备份和归档不应该混淆

团队一起制定策略，ESG的Babineau说，将备份与归档分开是个好主意。备份的目的是复制一切，以便在意外丢失数据后企业可以恢复正常。 “不知何故，我们已经将它变成了”这是一种保存数据的好方法“，”他说。“ 备份系统没有必要的细粒度控制，以便在短时间内保存某些类型的信息，而其他方式则需要更长的时间， 他说。例如，如果某个商业记录需要保存七年，那么将其保存在错误位置的备份磁带上将会包含55,000个其他文件。

“如果要将业务记录保存七年，以保存五万五千个文件，“Babineau说。对于具有不同保留要求的数据类型使用单独的备份过程是昂贵和复杂的，他补充道。

存档应该仅用于有选择地保留特定时间段的信息。 Babineau说，从备份中分离出来并用专门的工具完成后，该过程运行得更加顺畅，并且防止储存太多或太少的信息。 IBM，赛门铁克等公司提供独立的应用程序，可根据策略分析数据进行备份和存档，而CommVault提供的单一工具可将备选和备份的候选人分开。

解决电子发现挑战非常棘手

电子发现的前景可能会带来更难解决的问题。电子发现涉及一方提起诉讼，要求另一方向另一方索取其认为与案件有关的任何数量的电子记录。通常情况下，电子发现请求的最大部分是涉及可能与案件相关的员工的电子邮件，但该请求还可能包括文字处理文档，源代码或其他类型的数据，特约律师Wendy Curtis说。在Orrick Harrington&Sutcliffe进行电子发现。

一家公司可以合理地预测它将被起诉，它有义务坚持涉及与诉讼指控有关的人员或项目的任何记录。这意味着所有清除数据都必须停止，即使它是常规和自动的，柯蒂斯说。“为什么？因为如果原告通过电子发现获取一些信息并获悉它在不应该发生日期之后被清除，那么可能会导致并发症，无谓地增加诉讼成本甚至损害公司的案件，Curtis说。 这种情况的恐惧促使一些组织保存所有数据。但这不一定是个好主意，柯蒂斯和其他人说。如果一切都保存好了，找到相关的部分会变得更加困难和昂贵。

一般来说，如果根据完善的政策和时间表完成的话，法院不会因为删除记录而皱眉头，如果公司没有理由认为它会被起诉与这些记录有关的事情。 “只要公司没有参与或预计诉讼，法律和法院就会根据完善的政策承认销毁记录的安全港，”柯蒂斯说，“但是，该政策必须准确并遵循这封信，她补充道。她说，如果问IT部门多频繁清除某人的旧电子邮件，“普遍性不够，”她说。 “这应该是确切的。”她说，在那些经常被起诉的公司，如金融服务公司，IT部门可能需要与公司律师合作制定保留政策。

电子发现是最好的计划，数据，遵守法规，并逐步清除它们都可以破灭，EMC的科恩说。例如，一家公司可能会有三年的清洗周期来遵守需要三年保留的法律。如果出现诉讼，某些文件必须置于合法保留期（无限期持续），公司必须能够将其与其余文件分开，以便继续执行清除政策。 Cohen说：“如果你不能隔离什么是合法持有，你永远不会达到三年，”所有主要的存档供应商都提供承诺处理这种隔离的工具，这样你就可以继续清除不受限制的信息电子发现。 ESG的Babineau说，他们不是绝对可靠的，但大多数人可以检查自己的工作。例如，管理员可以不止一次地运行分析，并且软件将提供关于结果间差异的报告。

如何考虑存储硬件和软件

一旦企业计算出其备份，保留，以及电子发现战略和政策，他们可以开始调查产品，Ovum分析师Tim Stammers说。在进行这些产品评估时，他们应该首先了解自己的存储需求实际增长的速度。此外，他们应该记住，存储价格正在下降，所以购买超过他们目前需要的数据是没有意义的。另外，他们应该考虑一种涉及重复数据删除的策略，该策略消除了文件的常见元素许多副本，并可以大幅减少他们所需的容量，Stammers指出。而且他们应该考虑可能更经济的内部存储替代方案，如云存储。尽管随着时间的推移，磁盘的价格会更低，但是Stammers指出，内部人员不会管理它们。 那些尚未挖掘出这些问题或检查其保留策略的公司可能会做出错误的选择并结束Babineau说，他们投入的储存量比他们需要的要多，