Microsoft Office中的协作：痛苦但并非不可能

Microsoft Office一直是创建，编辑和格式化严重文档的黄金标准。然而，Google Docs和其他基于Web的竞争对手已经超过了Office，因此可以轻松地实时共享和协作文档。

输入新的Office套件。今年早些时候发布，他们通过混合桌面和浏览器应用程序与其他人进行协作弥补了失败的地方。这些功能是朝着正确方向迈出的一步，但微软对协作的新承担最终未能如期实现。

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我与同事一起测试了Word，Excel，OneNote和PowerPoint的协作。 Office 365小型企业高级版帐户以及我们公司以外甚至没有Office 2013的人员。

与外部人协作

要与协作者共享文档，首先必须将其保存在SkyDrive上

通过使用SkyDrive云存储和Office Web Apps，新Office可让您与组织内部或外部的任何人共享和合作。

例如，文档创建者可邀请任何人查看或编辑Word中的文档Web应用程序。进入 文件 菜单，然后点击 共享 ，这会提供让其他人登录的选项。基本上，您可以创建一个共享链接并通过电子邮件或即时消息发送，也可以向您指定的Outlook联系人生成电子邮件邀请。无论哪种方式，在创建或发送链接之前，您必须将文档保存到SkyDrive。

通过向他人发送授权他们查看或编辑文档的链接，在Word，Excel或PowerPoint中共享工作。收件人单击该链接，浏览器窗口将打开Word，Excel，OneNote或PowerPoint Web App中的文件。请注意，即使您发送了授权收件人编辑文档的链接，收件人也会看到与通过电子邮件或Internet下载打开任何文档时所有Office应用程序生成的弹出消息相同的警告消息，警告因为Internet可以是不安全的，默认情况下您只能阅读文档。收件人必须点击一个按钮才能进行编辑 - 这是一个奇怪的步骤，因为您创建了一个专门授权他或她编辑文档的链接。

您和指定的合作者可以同时处理文档，几个限制。例如，在Word中，你和你的同事不能同时编辑同一段落。如果您尝试这样做，您会收到一条弹出消息。

当您接受共同编写文档的邀请时，即使您已经编辑，它也会以只读模式在Web应用程序中启动除此之外，您不能真正看到共同作者完成的作品，直到该人保存为止。幸运的是，您可以实时告知其他人正在处理文档，因为应用弹出了合着者的名字。 （或者，点击

文件>信息

查看当前正在编辑的人的后台视图。）如果其他编辑人员未登录到Microsoft帐户，则他/她将显示为通用“访客”。 保存的更改不会自动出现。相反，Word会通知您有更新可用，并且您必须保存或单击刷新按钮以查看共同作者的工作。一旦你这样做了，变化就会以淡绿色突出显示。 即使一个人使用Word Web App而另一个人使用桌面应用程序，共同创作也可以正常工作。 OneNote也是如此，其中更改自动出现，也以淡绿色突出显示。

用于桌面的Word，Excel和PowerPoint 2013可让您通过使用查看或编辑权限生成电子邮件邀请，与同事共享文档。

当一个人在桌面Excel中工作时，您无法在Excel中协同工作。如果您尝试，您会收到一条消息，指出电子表格已被锁定。但是，您可以在Excel Web App中合作，这在功能上更受限制。只有在作者离开单元格后才会自动更改，并且由于未突出显示，因此并不总是容易说出共同作者已更改的内容。但是该应用程序确实会指示其他人何时正在进行编辑。

事后突出显示更改。

Microsoft建议PowerPoint协作程序不要同时使用桌面或Web应用程序。如果一个人正在使用桌面版本，另一人正在浏览器中工作，则更改可能无法正确保存。虽然PowerPoint更改不必保存。相反，它们在编辑器完成与对象（如图像或文本框）的合作后显示出来。

与同事协作

Office 2013桌面应用程序显示谁正在处理文档，处于较低位置的图标中

在已签署Office 365业务计划的组织中工作的人员使用的协作工具在消费者版本中不可用。除此之外，Office 365小型企业高级版和Office 365中型企业版分别为协作和统一通信提供托管的SharePoint和Lync服务器。

创建文档并邀请同事将其作为查看者或编辑者共享的过程基本上是这里和消费者一样。然而，你应该知道一个怪癖。默认情况下，当您第一次接受编辑文档的邀请时，即使您有桌面安装的Office 2013，Office 365也会启动相关的Web应用程序。要在桌面Word中进行协同编辑，必须单击

在Word中编辑

按钮，然后等待程序启动，这是一个耗时的额外步骤。 要在您受邀分享的文档上保留选项卡，请单击邀请中的Follow按钮。 Office 365管理员可以在共享站点的设置内更改此默认设置，以便文档可以在桌面应用程序中启动。这太糟糕了，您无法在任何一个启动之前选择桌面或Web应用程序。

此外，请注意，尽管您可能希望自己编辑的文档自动显示在SkyDrive Pro工作区中，但这情况并非如此。默认文档仅在其创建者的SkyDrive文件中显示

以下文档提供了其他人与您分享的文档的链接。但是您无法从默认的SkyDrive Pro屏幕上看到随后的文档列表。

要重新访问由同事创建的文档，您必须单击指向文档的链接。一种方法是找到包含该链接的电子邮件邀请。更简单的方法是点击原始邀请中的

关注

选项来关注共享文件。该操作会在您的SkyDrive Pro工作区的左侧导航栏的“我的文档”下的“跟随文档”中将该文档链接到该文档。 如果您在Office 365配置文件中设置了新闻传送，则会通知您有关更改到你正在关注的文件。但是，您必须单击 后续文档

来查看这些文件。微软可以通过一个界面显示Followed Documents和用户文档，让事情变得更简单。 协作时聊天 如何在文档中使用即时消息并不明显。

我们注意到的另一个主要怪癖Office 365商业环境与聊天有关。登录后，我可以通过单击Office 365主屏幕顶部的People项目从Outlook Web App中即时发送消息。但是，如果我点击了SkyDrive来处理文档，窗口告诉我要结束即时通讯会话，并且在处理共享文档时无法使用Outlook Web App进行即时通讯。微软表示这不是它应该如何工作。

Lync允许您通过桌面进行会议和聊天。

事实证明，在Office 365中还有另一种IM即时通讯方式：您必须启动Office 2013桌面软件中包含的Lync桌面应用程序，然后从以下帐户登录您的帐户在Lync中。然后，您可以通过点击活跃编辑列表中的姓名，向正在编辑文档内部文档的同事发送消息。

或者，至少您理论上可以。在我们的测试中，我们发现即使Lync显示对方存在，IM图标也会变灰。显然，微软有很多工作要做，以便让合作者轻松聊天。很难理解创建两个不相互集成的聊天服务的决定，并且在登录到Web服务后不得不启动一个单独的应用程序令人讨厌。 Lync的不稳定行为就是锦上添花。

协作的底线

以下是在Excel Web App中协作的邀请。从这里，你不能与使用桌面Excel的人共同创作。

微软显然希望授权人们就文档进行合作，但其新的Office套件并不能让事情变得简单。在核心应用程序中共同创作的各种流程令人困惑。在Word中，尤其是，由于要求每个参与者必须保存或刷新文档以查看彼此的更改，因此协作会变慢。这种设置与Google的文字处理应用程序形成鲜明对比，该应用程序会在用户输入文字时显示更改。

Office 365商业环境中的文档共享也是不必要的直觉，因此很难找到您未创建的共享文档，或在打开文件时与同事聊天。微软正朝着正确的方向迈进，这是很好的，但到目前为止，这些都是婴儿的步骤。如果联合编辑是您工作流程的常规部分，则新版Office将启用此功能，但只能在合适和开始时使用。您可以从里到外学习这些怪癖，以便您可以解决这些问题，或者考虑使用Google Apps for Business。